Expande
Aplicații software/hardware
Sistem informatic de registratura si managementul documentului



REGISTRATURA ELECTRONICA

                Gestionarea electronica a functiilor de registratura: Inregistrarea tuturor documentelor externe, interne si create ca raspuns in Registrul unic.

FLUXURI SI PROCEDURI

Aplicatia vine in ajutorul Administratorului printr-o interfata grafica de configurare a organigramei, organizand ierarhic departamentele. Aplicatia permite configurarea fluxului de aprobari pentru fiecare tip/subtip de document in parte, adaptandu-se si la cele mai diversificate nevoi.

Administrarea resurselor din interiorul  departamentului ramanand in sarcina Responsabilului, acesta putand delega sarcini catre alti angajati.

COLABORARE

Programul este structurat pe nivele, decizional si executiv, si urmareste stransa colaborare dintre acestea. Deciziile(rezolutiile) se trimit instant in forma informatica, Directorul putand sa revizuiasca si sa aprobe documente, sa decida traseul fiecarui document in parte, sa atribuie lucrari unei persoane desemnate. Reducand mult timpii de lucru si imbunatatind colaborarea intre departamente, acestea avand posibilitatea de a solicita puncte de vedere, aprobari sau de a lucra concomitent pe aceiasi lucrare, avand acces la toata documentatia lucrarii.

DOSARE VIRTUALE

                Fiecare utilizator poate isi poate crea dosare personale in aplicatie pentru organizarea lucrarilor din agenda de lucru. O lucrare poate fi stocata in mai multe dosare simultan, permitand organizarea pe criterii multiple.

ARHIVARE

                Lucrarile finalizate pot fi arhivate, dupa codul de nomenclator si termen de pastrare. Deasemea registrul/lucrarile exportate din alte aplicatii in format .xls pot fi importate pentru a crea o arhiva a lucrarilor anterioare si a facilita trecerea de sistemul existent la aplicatia informatica SIRMD

SCANARE SI OCR

Modul dedicat pentru incarcarea documentelor scanate si prelucrarea OCR a acestora, indexarea si inregistrarea lor in vederea distribuirii electronice catre departamente sau persoane responsabile.

CAUTARE AVANSATA

                Orice document sau lucrare introdusa poate fi cautata dupa toate atributele completate pana in acel moment: numar, data, departament, persoana responsabila, firma, adresa, descriere.

RAPOARTE

Panoul complex de cautare impreuna cu functionalitatea de export a rezultatelor permite crearea de rapoarte “custom” nenumarate, fara a fi nevoie sa paraseasca pagina.

ACCES SECURIZAT

Aplicatia permite configurarea permisiunilor pentru fiecare utilizator in parte prin corelarea cu organigrama si atributiile acestuia: director,director executiv,sef de serviciu, persoana responsabila, delegat, utilizator standard.

ALERTE SI NOTIFICARI

Modul dedicat publicarii anunturilor de interes general catre toti utilizatorii.

Alerta prin email la atribuirea unei noi lucrari(sarcini) pentru fiecare utilizator in parte.

 

Avantaje:

-                      Salvati timp – Incarcati, vizualizati, trimiteti, revizuiti si aprobati documente fara a trebui sa parasiti biroul

-                      Transparenta – Permite urmarirea traseului documentului de la momentul introducerii, prin etapa decizionala, executare si raspunsuri trimise, atat prin afisarea grafica a traseului parcurs cat si prin un istoric detaliat al tuturor operatiunilor executate pe lucrare.

-                      Adaptabilitate – configurabil pentru structura fiecarei organizatii. Sistemul Informatic  are la baza conceptul de arhitectura orientata pe servicii, arhitectura sistemului fiind configurabila pe activitatile si workflow-ul clientului. In acest fel se asigura compatibilitatea sistemului cu activitatile institutiei.

-                      Scalabilitate - O caracteristica importanta a sistemelor informatice este scalabilitatea. Pentru a permite dezvoltarea unei institutii SIRMD permite accesul a 500 de utilizatori fara alte actiuni de optimizare. Din punct de vedere al numarului de documente, aplicatia este limitata doar de capacitatile sistemului de stocare care ii este pus la dispozitie.

-                      Durata mica de implementare - Durata de implementare a sistemului incluzand instalare, configurare si traning este de maxim 45 de zile de la data semnarii contractului, in functie de numarul de utilizatori. In cadrul acestei perioade se vor oferi servicii de consultanta si traning in vederea implementarii sistemului informatic in cele mai bune conditii

-                      Securitate - Gestionarea utilizatorilor aplicatiei si acordarea de diferite drepturi acestora este posibila prin intermediul modulului de administrare, la care pot avea acces numai persoanele (utilizatorii) care au dreptul de administrator. Aplicatia dispune de un sistem de securitate foarte bine configurat, astfel incat o anumita persoana are dreptul sa adauge, modifice, vizualizeze numai acele date pentru care i-au fost acordate drepturile corespunzatoare de catre administratorul aplicatiei.

Galerie foto
  • Sistem informatic de registratura si managementul documentului
  • Sistem informatic de registratura si managementul documentului
  • Sistem informatic de registratura si managementul documentului