SYSTÈME D'INFORMATION DE GESTION DES ARCHIVES

L'application est développée en technologie Web. L'accès des utilisateurs se fera via un navigateur WEB.

L'application permet l'accès à 300 utilisateurs sans autres actions d'optimisation. Du point de vue du nombre de documents, l'application n'est limitée que par la capacité du système de stockage mis à sa disposition.

    Dans ce mode, les utilisateurs peuvent afficher tous les documents téléchargés dans l'archive. Le module a les fonctionnalités suivantes:

  • Ajout de documents - en plusieurs pages pdf ou plusieurs pdfs
  • Recherche de documents / dossiers par métadonnées ainsi qu'en texte intégral (pour les documents utilisés)
  • Retourne les résultats en fonction des autorisations de l'utilisateur
  • Filtrage des résultats par: compartiment d'émission, année, document type, période de stockage des fichiers, autres métadonnées configurables
  • Exporter le résultat de la recherche - permet la création de rapports personnalisés
  • Accès simultané au même document pour tous les utilisateurs de l'application
  • Inventaire d'une boîte / fichier
  • Visualiser dans une organisation hiérarchique des documents / dossiers par compartiment émetteur, année, type de document Les
  • Utilisateurs pourront organiser les documents / dossiers auxquels ils ont accès dans des dossiers personnels

    L' introduction des documents dans l'archive peut se faire à la fois depuis le module d'archive et depuis le module d'intégration avec le registre et la gestion des documents en marquant le travail comme des données "d'archivage" », la synchronisation se fait automatiquement, un Le travail apparaîtra dans le module d'archives comme un travail non traité.

    La liste des travaux traités dans le module d'archivage permet:

  • Afficher les documents
  • Afficher l'historique
  • Traitement des documents: choisir le type de document / fichier avec autocomplétion dans la nomenclature archivistique, saisir les métadonnées (informations sur le contenu et emplacement dans l'archive)

    L'application sera automatiquement générer pour le fichier opis et le label pour le fichier, ainsi que des procès-verbaux d'enseignement-réception et de mise au rebut des documents.

    La liste des fichiers créés permet de:

  • Visualiser le fichier
  • Remplir les informations dans les champs configurés pour le type de fichier
  • Saisir l'emplacement du fichier dans l'archive physique
  • Générer et imprimer la balise
  • SRechercher les fichiers par type, indicatif de la nomenclature, durée de conservation, archive date Classement des fichiers par statut (expiration du terme)

    Administration du mode:

  • permet le téléchargement de la nomenclature des archives, la visualisation par tout utilisateur et le téléchargement au format PDF
  • permet de configurer le format d'étiquette en fonction des informations saisies lors de l'ajout du document au système
  • configuration du corps d'archive - le module permet d'ajouter l'archive des paramètres de la caméra et la configuration de la solution de stockage en saisissant le nombre de racks, secteurs, étages pour chaque pièce
  • identification des fichiers dans l'archive - le module permet de saisir la informations de localisation de chaque fichier dans les archives de l'institution selon des critères prédéterminés (salle, râteau, secteur, étage)
  • arch nomenclature ival - permet le téléchargement de la nomenclature des archives (types de fichiers par département), la visualisation par tout utilisateur et le téléchargement au format PDF
  • fichiers d'étiquetage - le module permet la génération automatique d'étiquettes en fonction des informations saisies lors de l'ajout du document à la système
  • génération de codes à barres - le module génère des codes à barres incrémentiels pour une identification facile des documents
  • preuves: l'entrée d'enregistrement-sortie de la salle d'archives, les endroits dégagés du libre
  • panier d'extraction à partir d’archive générée par l'utilisateur, il génère automatiquement un processus verbal
  • emission d'un processus verbal boîte d'enseignement / réception / fichier d'archive

    Le module suit l'évolution du chargement des corps d'archives et permet la réalisation de statistiques utiles basées sur la date

  • statistiques période de destruction des documents
  • statistiques types de documents dans les archives

    Grâce à ce module, vous pouvez modifier et regrouper un grand nombre de documents par une méthode rapide. Les fonctionnalités de base du module sont:

  • rotation (+/- 90, 180)
  • recadrer l'
  • redressement
  • Supprimer l'image de lot
  • ajout d'une image de lot
  • zoom
  • numérisation des métadonnées à partir d'images
  • imagsgroupe image dans le document
  • générer un document PDF

    Ce module est optimisé pour traiter un grand nombre de documents après une numérisation interne processus.

    Ce module synchronise le module d'archivage de la solution de gestion de documents utilisable pour télécharger automatiquement tous les documents marqués dans la solution de gestion de documents à archiver.

    Ce module automatise le transfert de toutes les données de la gestion des documents à transmettre dans l'archive opérationnelle pour l'archivage.

    Le traitement est effectué automatiquement tous les jours en dehors du calendrier de travail de l'institution, afin de reconnaître automatiquement les caractères (dans la qualité du texte dans l'image) des documents numérisés et de leur permettre de rechercher du contenu.

    Le service d'implémentation du Management Information System Archive comprend:

  • Installation et configuration du serveur
  • Installation et configuration de l'application
  • Formation des utilisateurs
  • Personnalisation de l'application se fait sur l'existant modules
  • Conseil spécialisé pour la mise en œuvre et l'optimisation des flux applicatifs ou commerciaux
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