SYSTÈME D'INFORMATION POUR L'ENREGISTREMENT ET LA GESTION DES DOCUMENTS

L'application comprend des fonctionnalités de saisie de données, de transmission d'informations, de traitement et d'archivage et standardise les opérations sur les informations au sein de l'institution en conservant l'historique des opérations au niveau de la base de données.'
  • Gestion électronique des fonctions d'enregistrement: Enregistrement de tous les documents externes, internes et créés en réponse, dans le registre unique de l'institution; Génération automatique des bordereaux, feuilles d'envoi, entre services, visualisation des registres d'entrée-sortie;
  • L'application vient en aide à l'administrateur système via une interface graphique pour configurer la route du document afin de faciliter le développement de modèles fonctionnels.
  • La granulation du flux de travail(workflow) est définie jusqu'au niveau d'organisation le plus bas (compartiment / bureau), la gestion des ressources au niveau restant sous la responsabilité du manager, qui peut déléguer des tâches à d'autres collaborateurs.
  • Le programme est structuré en niveaux: niveau de décision, exécutif et enregistrement, et suit une étroite collaboration entre eux.
  • Les résolutions sont envoyées instantanément sous forme informatisée, le directeur pouvant décider séparément de l'itinéraire de chaque document et attribuer les travaux à des services ou à des personnes désignées.
  • La réception du travail par le responsable se fait instantanément en réduisant les longues heures de travail et en améliorant la collaboration entre les services, ceux-ci ayant la possibilité de demander des vues ou de travailler simultanément sur le même travail, d'avoir accès à toute la documentation du travail.
  • Chaque utilisateur peut créer des fichiers personnels dans l'application pour organiser le travaux de l'agenda de travail. Un document peut être stocké dans plusieurs dossiers simultanément, permettant une organisation multicritères.
  • Les travaux terminés peuvent être archivés, selon le code de nomenclature et la durée de conservation. Le registre / les travaux exportés à partir d'autres applications au format .xls peuvent être importés pour créer une archive des travaux précédents et pour faciliter la transition du système existant avant nôtre application informatique.
  • Module dédié pour télécharger des documents numérisés et traiter les OCR, les indexer et les enregistrer pour une distribution électronique aux services ou personnes responsables
  • Tout document ou travaux introduits peut être recherché pour tous les attributs complétés jusqu'à ce moment: le numéro, la date, le service, la personne responsable, le pétitionnaire, l'adresse, la description.
  • Le panneau de recherche complexe, associé à la fonctionnalité d'exportation des résultats, permet de créer de nombreux rapports "personnalisés", sans avoir à quitter la page.
  • L'application permet de configurer les autorisations pour chaque utilisateur individuel en corrélant avec l'organigramme et ses attributions: directeur, directeur exécutif, chef de service, responsable, délégué, utilisateur standard.
  • Un module dédié à la publication d'annonces d'intérêt général pour tous les utilisateurs.. Alerte par e-mail à l'attribution d'un nouveau travail (tâches) pour chaque utilisateur individuel.
  • temps d'exécution court - Le temps de mise en œuvre du système, y compris l'installation, la configuration et la formation du personnel, est de 45 jours maximum à compter de la date de signature du contrat, en fonction du nombre d'utilisateurs. Durant cette période, des services de conseil et de formation seront donnés pour mettre en œuvre le système informatique dans les meilleures conditions.
  • adaptabilité - configurable pour la structure de chaque organisation. Le système informatique est basé sur le concept d'architecture orientée services, l'architecture système étant configurable en fonction des activités et du flux de travail(workflow) du client. De cette façon, la compatibilité du système avec les activités de l'institution est assurée.
  • Évolutivité - Une caractéristique importante des systèmes informatiques est l'évolutivité. Pour permettre le développement d'une institution, l’application permet l'accès de 500 utilisateurs sans autres actions d'optimisation. Du point de vue du nombre de documents, l'application n'est limitée que par les capacités du système de stockage mis à leur disposition.
  • Transparence - Il permet le suivi de l'itinéraire du document depuis le moment de l'introduction, à travers l'étape décisionnelle, l'exécution et les réponses envoyées, à la fois à travers l'affichage graphique de l'itinéraire parcouru et à travers un historique détaillé de toutes les opérations effectuées sur le travail.
  • sécurité - La gestion des utilisateurs de l'application et leur octroyer des droits différents est possible via le module d'administration, qui ne peut être consulté que par les personnes (utilisateurs) qui ont le droit d'administrateur. L'application dispose d'un système de sécurité très bien configuré, de sorte qu'une certaine personne a le droit d'ajouter, de modifier, de visualiser uniquement les données pour lesquelles les droits correspondants ont été accordés par l'administrateur de l'application.